【シンプル】仕事できない＆優先順位付けができない人への対処法5選

本記事はこんなお悩みがある人のために書いています。

優先順位をつけられない理由を確認した上で、優先順位がつけられない人への対処法を一緒に考えていきます。

僕はこの対処法をしつこくしつこく実践して、仕事ができない後輩に優先順位付けの習慣をつけさせることができました。

いまだに仕事はできないままですが、優先順位はつけられるようにはなったので効果ありってことでww

それでは優先順位付けができない理由からみていきましょう。

仕事できない人が優先順位つけられない理由

仕事ができない人が仕事ができない理由として上位に上がってくるのが、優先順位付け。

まずは、優先順位をつけられない理由を考えていきます。

大きく次の5つに分類されます。

順番に詳しくみていきましょう。

周囲のせい

仕事ができない人が優先順位をつけられない理由1つ目は、『周囲のせい』です。

周囲と言ってもほとんどの場合は、上司や先輩といった上に立つ人。

そう、つまりあなたのせいです。

指導不足

まず一番考えられるのが、単純な指導不足。

あれもこれもやるのではなく優先順位をつけて仕事をしなさい、という指導です。

そう思ったあなたは上司・先輩失格です。

みんなって誰ですか？

あなた＝みんなではありません。

指導方法が悪い

次にちゃんと指導はしていても優先順位がつけられない場合、指導方法が悪いです。

そりゃそうですよね？

ちゃんと教えてるのに優先順位がつけられないなら、まずは指導者を疑うのがセオリー。

指導せず仕事を任せている

そして、最後に忙しい職場でありがちなのが、優先順位付けの必要性も指導しないで仕事を任せちゃっているパターン。

若いから何とか体力で乗り切ってきたって人たちは、自力で優先順位をつける方法を身につけたりします。

でも中には、慣れない仕事に手一杯で優先順位をつける余裕すらなく、ただただ目の前の仕事をこなすしかない人もいるのです。

これは完全に仕事を振ったあなたのせいです。

仕事が多すぎる

仕事ができない人が優先順位をつけられない理由2つ目は、『仕事が多すぎる』です。

これは仕事ができない人に限らず、あなたにもあてはまることなので要注意。

仕事が多すぎると優先順位をつけられなくなるのはなぜでしょうか？

仕事が多すぎるから時間が足りなくなって、マルチタスク状態になって、効率が悪くなって、成果が出せなくなるという負のループに入るわけです。

そして、諸悪の根源がどこにあるのかというと…順番にみていきましょう。

時間が足りない

仕事が多すぎたら当然時間が足りません。

そうすると優先順位をつけて順番に仕事をこなしていく、どころの騒ぎじゃないですよね。

とにかく手あたり次第にやっていくことになります。

マルチタスク

目の前にある山のような仕事を手あたり次第にやるとどうやるでしょう？

いわゆるマルチタスク状態です。

あれこれ着手したけど、どれも中途半端…になっていませんか？

仕事ができる人はあれこれ同時に進めているように見えますが、仕事を細かく分けて、ひとつずつ順番に片づけていってるんです。

上司のせい

では仕事が多すぎて、時間が足りなくて、マルチタスクになってしまう原因はなんでしょう？

そう、あなたたち上司や先輩の管理不足が原因です。

しっかり反省して、チームや課・部全体の仕事量を把握、分配してください。

理解が足りない

仕事ができない人が優先順位をつけられない理由3つ目は、『理解が足りない』です。

具体的に何の理解が足りないかと言うと、

こちらもひとつずつ見ていきましょう。

自覚がない

まず仕事ができない人は、ほぼ優先順位付けの必要性をわかっていません。

なぜでしょう？

ここで言う無能というのは人間一般としてです。

人間の脳の構造上、マルチタスクができないということを理解していないのです。

仕事の難易度

次に仕事の難易度の理解が足りていません。

これも自覚がないのと似ていますが、自分の能力を過信している結果です。

抱えている仕事量

先ほどの難易度は仕事の質でしたが、これは仕事の量。

単純に仕事の量が理解できていないパターンと、自分の能力を過信しているせいで仕事量を見誤っているパターンの2つがあります。

違うパターンのバカですが、どっちもバカですね…

求められている役割

続いては仕事ができると思ってるできない人に多い、求められている役割を理解していないパターンです。

みたいな人で、ポジショニングから間違ってるんですよね…

要は全体像が見えてない

色々細かく考えてきましたが、シンプルに言うとこういうことです。

自分のことも、仕事そのもののことも、チームのことも、会社のことも理解できていないということです。

本人の性格の問題

仕事ができない人が優先順位をつけられない理由4つ目は、『本人の性格の問題』です。

これは理由としては意外と多いかもしれません。

あなたも思い当たる節があるのではないでしょうか？

せっかち

優先順位をつけられない理由としてあるあるなのがせっかちな性格。

と思いますか？

実は逆で、せっかちさんはあれもこれも手を付けずにはいられないんですね。

そうするとさきほど言ったマルチタスクになります。

つまり、そういうことです。

優し過ぎる

せっかちとはまた違った性格として、優し過ぎるのも優先順位付けの邪魔をします。

理由はカンタンで頼まれごとを断れないから。

頼まれたら受けてしまうので、どんどん仕事が増えていって。。。

さきほど言った仕事が多すぎるパターンになってしまうというわけです。

障害の可能性

仕事ができない人が優先順位をつけられない理由5つ目は、『障害の可能性』です。

障害と言っても色々ありますが、いわゆる発達障害の人にはこんな傾向があります。

発達障害だからそうだというわけではないですし、優先順位付けができないから発達障害だというわけでありません。

そもそも素人が判断できることではないです。

他の原因を取り除いても改善しない場合は、上司や人事、産業医に相談してみましょう。

仕事できない＆優先順位つけられない人への対処法

仕事ができない人が優先順位付けができない理由がわかったところで、本題の対処法を考えていきます。

さきほどの理由とリンクしているものが多いので、わかりやすいと思います。

仕事ができないアイツを思い浮かべて具体的にどうするか考えながら読み進めていってください。

指導する

仕事ができない＆優先順位付けができない人への対処法1つ目は、『指導する』です。

周囲のせいで優先順位がつけられていないパターンへの対策です。

なぜ優先順位付けが重要なのか、どうやって優先順位をつければいいのか、を丁寧に指導してあげましょう。

そして、優先順位をつけて仕事ができるようになるまでは期限がある仕事をさせない、もしくは細めにフォローしてあげてください。

割り振る

仕事ができない＆優先順位付けができない人への対処法2つ目は、『割り振る』です。

仕事が多すぎるから優先順位どころじゃないパターンの対策です。

時間的な余裕があれば優先順位をつけて仕事ができる人であれば、仕事をチームで割り振るだけで解決します。

そうじゃない場合は、仕事を割り振ったうえで優先順位について指導してあげてください。

理解させる

仕事ができない＆優先順位付けができない人への対処法3つ目は、『理解させる』です。

仕事への理解が不足しているから優先順位がつけられないパターンへの対策です。

理解してもらうべき重要度が高いものから挙げます。

ここは大切なところなので、ひとつずつ詳しくみていきますね。

最終的なゴール

仕事ができない＆優先順位付けができない人がまず理解すべきなのは、最終的なゴール。

何よりみんなが向く方向を合わせておく必要があります。

そのためのチームの目標

仕事ができない＆優先順位付けができない人が次に理解すべきなのは、部署・チームの目標。

最終的なゴールを達成するために、部・課・チームで達成すべき目標まで分解してあげましょう。

あなたレベルなら自然にやっていることだと思いますが、分解していく作業には意外と高い知能が必要なのであなたが率先して丁寧にやってあげてください。

チームの中での本人の役割

次にいよいよ仕事ができないアイツ個人の役割です。

チーム単位まで分解した目標を達成するために、個人個人がどんな役割で仕事をしていくのかを明確に具体的に示してあげてください。

曖昧で抽象的では1000％伝わりませんので、『中学生でもわかるように』を意識して説明しましょう。

仕事の難易度と仕事量

仕事ができない＆優先順位付けができない人に目標と自分の役割を伝えることができたら、今度は自分でできるレベルと量を把握してもらう必要があります。

これは本人の過去の実績などわかりやすい指標を示してあげるとわかりやすいです。

「前にやったことがある仕事だかし、2日でできる？」

「前回までは俺がサポートしたけど、今回から一人でやってみない？」

みたいな感じで。

客観的な能力値

最後に、仕事ができない＆優先順位付けができないくせに自信過剰なヤツの場合に理解してもらう必要があることです。

それは仕事ができないアイツの能力を客観的に示してあげること。

たぶんアイツはプライドが高いので注意が必要ですが、効果的な方法を紹介します。

納期を決めさせるという最初のステップは完全に任せることが重要。

若干性格悪いやり方ですが、やむを得ませんww

ルール化する

仕事ができない＆優先順位付けができない人への対処法4つ目は、『ルール化する』です。

これは性格の問題で優先順位付けができないパターンへの対策。

ルール化が必要な理由はシンプル。

性格は変えられないというより個性でもあるので良い面だったりもします。

アイツの性格を封じ込めるのではなく、仕組みを変えてあげようというアプローチです。

例えばですが、

ググってみると便利なアプリがたくさんあるので、試してみてもいいかもしれません。

産業医に相談する

仕事ができない＆優先順位付けができない人への対処法5つ目は、『産業医に相談する』です。

最後は発達障害などの障害やうつ病などの病気が原因で優先順位どころじゃないパターンへの対策です。

さきほども言いましたが、僕たち素人が勝手に判断するようなことではありません。

くらいしかできることはありません。

くれぐれも決めつけたりしないように気をつけてください。

優先順位のつけ方

最後に、仕事ができるできないに関わらず、優先順位付けの一般的な方法を紹介しておきます。

意外と自己流でやってる人が多いと思うのでさらっとおさらいがてらチェックしておいてください。

俯瞰する

優先順位付けの第1ステップは『俯瞰する』。

まずは全体像をぼんやりでもいいので確認しましょう。

仕事でいったら会社の大目標、部門目標あたりをしっかり把握するところです。

分解＆ラベル付け

優先順位付けの第2ステップは『分解＆ラベル付け』。

俯瞰した上で、自分の仕事を細かく分解していってラベル付けします。

ラベルは次の3つで分類するのがオススメ

意外と難易度が大切だと思っているんですが、誰かに頼んだら早いタスクとかもう一人応援を読んだら効率が格段に上がるみたいなことありませんか？

やらないことを決める

優先順位付けの第3ステップは『やらないことを決める』。

分解してラベル付けしたタスクの中で、今、今日、今週はやらないことを決めるのが先。

タスクがいっぱいあると気になってしょうがないので、やらないことを決めるのは超効果的！

やることの順番を決める

優先順位付けの第4ステップは『やることの順番を決める』。

やらないことを決めたら、残ったものを粛々とこなしていくだけなので、すぐに取り掛かりたくなりますが、、、

なので、やる順番を決めて、その順番通りにタスクをこなしていってください。

不測の事態を考えておく

優先順位付けの最後のステップは『不測の事態を考えておく』。

起こる可能性のある問題や、これだけは起きてほしくない事態を考えておくのです。

もっとも効果的なのが死亡前死因分析ってヤツです。

手順を紹介しておきます。

これも最初にやっておくだけで心の余裕が全然違います。

見落としていた事前準備がみつかることもあるので、死亡前死因分析オススメです！

コラム｜仕事の優先順位はどのくらい？

ここでちょっと脱線してみます。

優先順位をつけて仕事をしようって話ではなく、人生において仕事の優先順位ってどのくらい？って話です。

ちなみに僕は7:3です。

もちろん仕事が3ww

一般的にはどうなんだろ？と気になったので調べてみました。

仕事重視は時代遅れ？

仕事ができない人はどんな時代にもいたと思いますが、仕事に対する価値観は変わっています。

たぶん少なくとも昭和まではこんな価値観が多いはず。

でも1990年くらいから仕事とプライベートの優先順位は逆転しているんです。

2003年のNHK放送文化研究所の調査

仕事の優先順位が高い人は、『普通は…』とか『みんな…』が変わってきているということは意識しておきましょう。

逆にプライベートの優先順位が高い人は、マイノリティではないのでもっと堂々としましょう。

希望と現実の差…

とはいえ、希望と現実の間に大きな差があるのも事実です。

(株)UFJ総合研究所「子育て支援策等に関する調査研究」(平成15年)

ここではプライベートというより子育てではありますが、仕事より家庭の優先順位が高い、もしくは両立したいという人が圧倒的に多いです。

でも、実際のところは希望通りの優先順位にはなっていません。

希望は人それぞれですが、1人でも多くの人が希望通りの働き方ができるといいですよね。

【まとめ】仕事できない人と優先順位

仕事ができないことと優先順位づけについて考えてきましたが、あなたの考えはどうですか？

僕の個人的な意見としては、仕事ができるできないよりも優先順位付けができる方が重要だと思っています。

そのためにも何より大切なことは次の2つ。

仕事においても何においても、やることを分割して、優先順位をつけて、重要なものから片づけていくのがいいと思っています。

そして、その重要性を理解し、実践し、広めていくと職場の雰囲気もよくなったりするものです。

お互いに無理せず頑張っていきましょう。